1. Ab welcher Umsatzgrenze besteht Kassenpflicht?
Für Unternehmer mit einem Jahresumsatz über € 15.000,– und Barumsätzen über € 7.500,– besteht ab dem Jahr 2016 die Verpflichtung zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems. Als Registrierkasse können auch serverbasierende Aufzeichnungssysteme, Waagen und Taxameter mit Kassenfunktionen dienen. Beide Umsatzgrenzen müssen überschritten werden, damit die Kassenpflicht eintritt. Ab 1. Jänner 2017 muss zusätzlich eine technische Sicherheitseinrichtung im Kassensystem vorhanden sein.
2. Was versteht man unter „Barumsätze“?
Als Barumsätze gelten Umsätze, bei denen die Gegenleistung mit Bargeld, Kredit- oder Bankomatkarte, sowie anderen vergleichbaren Zahlungsformen (z.B. Zahlung mittels Mobiltelefon oder PayLife Quick) beglichen wird. Als Barzahlung gilt weiters die Hingabe von Barschecks sowie vom Unternehmer ausgegebener und von ihm an Geldes statt angenommener Gutscheine, Bons, Geschenkmünzen und dergleichen. Bezahlung mit Erlagschein oder E-Banking zählt nicht zu den Barumsätzen.
3. Ab wann besteht bei Überschreiten der Umsatzgrenzen Kassenpflicht?
Ab dem erstmaligen Überschreiten der oben genannten Grenzen muss der Unternehmer mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer (Kalendermonat oder Kalendervierteljahr) ein geeignetes Kassensystem haben.
4. Was bedeutet der Begriff „Betrieb“ für die Kassenpflicht – sind mehrere Betriebsstandorte einzeln zu bewerten?
Die Kassenpflicht gilt pro Betrieb. Betrieb ist durch eine eigene Buchhaltung gekennzeichnet. In den Einkommensteuerrichtlinien ist der Begriff Betrieb folgendermaßen definiert:
Allgemein kann der Begriff Betrieb als die Zusammenfassung menschlicher Arbeitskraft und sachlicher Produktionsmittel in einer organisatorischen Einheit verstanden werden. Aus ertragsteuerlicher Sicht ist ein Betrieb aber nur gegeben, wenn er der Erzielung von betrieblichen Einkunftsarten dient. Ein Betrieb kann zwar mehrere Teilbetriebe (Betriebszweige) oder Betriebsstätten umfassen; der Gewinn ist dennoch einheitlich zu ermitteln.
5. Was versteht man unter Belegerteilungspflicht?
Für jeden Unternehmer besteht ab 1.1.2016 die Verpflichtung bei Barzahlungen einen Beleg zu erstellen und dem Käufer auszuhändigen. Dieser muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten für Zwecke der Kontrolle durch die Finanzverwaltung mitnehmen. Jeder Beleg muss folgenden Inhalt aufweisen:
Bezeichnung des leistenden/liefernden Unternehmens fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden
Tag der Belegausstellung
Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung Betrag der Barzahlung
bei Verwendung der technischen Sicherheitseinrichtung (verpflichtend ab 2017) müssen noch zusätzlich folgende Bestandteile auf dem Beleg aufscheinen: Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt, maschinenlesbarer Code (z.B. QR-Code)
Vom Beleg muss der Unternehmer eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung machen und wie alle Buchhaltungsunterlagen sieben Jahre aufbewahren.
6. Geht die Belegerteilungspflicht mit der Kassenpflicht zwingend einher?
Die Belegerteilungsverpflichtung gilt für jeden Betrieb ab 1.1.2016 (egal ob Kassenpflicht besteht oder nicht). Ausnahmen von der Belegerteilungspflicht gibt es nur für die „Kalte-Händeregelung“, bestimmte Automaten, Feuerwehrfeste und dergleichen.
7. Wie ist die „handelsübliche Bezeichnung“ zu wählen?
In Hinblick darauf, dass die Belegerteilungspflicht auch für Geschäfte zwischen Unternehmen und Letztverbrauchern die Ausstellung von Belegen verlangt, ist es zulässig, dass die „handelsübliche Bezeichnung“ weniger detailliert ist, als sie für eine Rechnung, die zum Vorsteuerabzug berechtigt, erforderlich ist.
8. Gibt es Erleichterungen bei der „handelsüblichen Bezeichnung“ für Branchen mit besonders vielen Artikeln?
Es gibt eine Übergangsregelung für die Sparte Einzelhandel sowie die Sparte Markt-, Straßen- und Wanderhandel bzw. vergleichbare andere gewerblich tätige Unternehmer:
solche Unternehmer, die Waren verschiedener Hersteller beschaffen, zu einem Sortiment zusammenfügen und an Endverbraucher verkaufen, erfüllen in einer Übergangsphase bis 31.12.2020 die Einzelaufzeichnungs- Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht auch dann, wenn sie die Warenbezeichnung in der zu verwendenden Registrierkasse eingeschränkt bis auf 15 Warenbezeichnungen erfassen und entsprechend dieser Erfassung auf den Belegen ausweisen. Dies gilt nur insoweit, als sie am 31.12.2015 nicht über ein Warenwirtschaftssystem verfügen.
9. Gibt es Ausnahmen/Erleichterung von der Beleg – bzw. Registrierkassenpflicht?
Der Bundesminister für Finanzen lässt für gewisse Unternehmergruppen bzw. Umsatzarten Ausnahmen und Erleichterungen bei der Einzelaufzeichnungspflicht, der Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems und der Belegerteilungsverpflichtung zu.
Diese Fälle sind:
für Umsätze bis zu einem Jahresumsatz von € 30.000,– je Betrieb oder wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, die von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, jedoch nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten ausgeführt werden (Kalte-Händeregelung) ist keine Kassen- und Belegerteilungspflicht vorgesehen, ebenso für wirtschaftliche Geschäftsbetriebe von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften (zB Feuerwehrfeste) und für bestimmte Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten.
Nur von der Registrierkassenpflicht befreit (dennoch Belegerteilungspflicht!)sind Betriebe, bei denen keine Gegenleistung durch Bezahlung mit Bargeld erfolgt. Diese Ausnahme betrifft die sogenannten Webshops.
Erleichterungen hinsichtlich der zeitlichen Erfassung der Bareinnahmen in die Registrierkasse gibt es für „mobilen Gruppen“.
10. Was bewirkt die Erleichterung bei „mobilen Gruppen“?
„Mobile Gruppen“, die ihre Leistungen außerhalb ihrer Betriebsstätte erbringen, wie zum Beispiel Friseure, Masseure, Reiseleiter, Fremdenführer, müssen einen Beleg und eine Durchschrift ausstellen; die Erfassung erfolgt dann erst im Nachhinein (bei Rückkehr) in das elektronische Kassensystem am Betriebsort.
11. Gibt es Erleichterungen für Veranstaltungen wie zum Beispiel Feuerwehrfeste?
Bei Vereinsveranstaltungen von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften, wie etwa Feuerwehrfeste, kann unter folgenden Voraussetzungen die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht entfallen:
Umsätze im Rahmen von geselligen Veranstaltungen der Körperschaft, die einen Zeitraum von insgesamt 48 Stunden im Kalenderjahr nicht übersteigen.
Die Organisation der Veranstaltung sowie die Verpflegung bei der Veranstaltung werden durch Mitglieder der Körperschaft oder deren nahe Angehörige durchgeführt bzw. bereitgestellt.
Bei Auftritten von Musik- oder anderen Künstlergruppen werden nicht mehr als € 1.000,– pro Stunde für die Durchführung von Unterhaltungsdarbietungen verrechnet.
Es sind grundsätzlich nicht die tatsächlichen Veranstaltungs- und Ausschankstunden zu zählen, sondern es ist die Zeit vom Festbeginn bis zum Festende durchzuzählen. Wenn allerdings ein Fest behördlich genehmigt wurde, sind nur die im Genehmigungsbescheid angegebenen tatsächlichen Veranstaltungs- und Ausschankstunden zu zählen.
12. Gibt es Erleichterungen für Automatenumsätze?
Bei Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten, die nach dem 31. Dezember 2015 in Betrieb genommen werden, ist weder ein Kassensystem noch ein Beleg notwendig, wenn die Gegenleistung für die Einzelumsätze € 20,– nicht übersteigt.
Zumindest im Abstand von 6 Wochen ist regelmäßig eine Ermittlung und Aufzeichnung der Anzahl der verkauften Waren anlässlich der Nachfüllung durch Bestandsverrechnung (Endbestand minus Anfangsbestand bzw. Nachfüllmenge) durchzuführen.
Die weitere Nutzung von „Altautomaten“ (Inbetriebnahme vor dem 1.1.2016) ohne Nachrüstung ist bis zum 1.1.2027 möglich.
13. Gibt es eine Liste mit zertifizierten Kassenanbietern?
Eine Zertifizierung ist nicht vorgesehen.
14. Kann ich mein Kassensystem zertifizieren lassen?
Eine Zertifizierung ist nicht vorgesehen.
15. Wie viel kostet die Anschaffung einer Registrierkasse?
Die Kosten für die Anschaffung bzw. Umrüstung einer „einfachen“ Registrierkasse mit entsprechendem Sicherheitssystem werden voraussichtlich € 400,– bis € 1.000,– betragen.
Es besteht auch die Möglichkeit auf vorhandenen Geräten (zB Laptops, PC) eine geeignete Kassensoftware zu installieren und einen Drucker anzuschließen um der Kassenpflicht zu entsprechen.
16. Wie sind durchlaufende Posten zu behandeln?
Durchlaufende Posten (Vereinnahmung im fremden Namen auf fremde Rechnung) zählen nicht zum Barumsatz und sind daher bei der Beurteilung der Grenzen für die Registrierkassenpflicht nicht zu berücksichtigen.
Sie sind allerdings als Bareingang in der Registrierkasse desjenigen, der den Barbetrag kassiert, einzeln zu erfassen. Werden Belege mittels Registrierkasse ausgestellt, müssen diese den Anforderungen an Registrierkassenbelege entsprechen. Diese durchlaufenden Posten sind als nicht umsatzsteuerrelevant zu kennzeichnen (Erfassung als Null %-Umsatz) und ab 1. Jänner 2017 zu signieren.
Beispiele für durchlaufende Posten sind: Ortstaxen und Kurtaxen, Stempelgebühren und Gerichtsgebühren, die vom Parteienvertreter (zB Rechtsanwalt, Notar) für den Klienten ausgelegt werden, Vignette (wenn der Verkauf durch die Tankstelle im Namen und auf Rechnung der ASFINAG erfolgt), Kautionen (iSd § 16b MRG), Mietvorauszahlungen, die der Parteienvertreter an den Vermieter weiterleitet, Lotto-/Tottoumsatz bei einer Trafik oder bei einem Nahversorger, etc.
17. Gibt es Steuerbegünstigungen für die Anschaffung einer Registrierkasse?
Als Unterstützung zur Finanzierung der vorgeschriebenen Systeme (Anschaffung oder Umrüstung) ist eine beim Betriebsfinanzamt beantragbare Prämie in Höhe von € 200,– pro Kassensystem (maximal aber € 30,– pro Erfassungseinheit) vorgesehen. Die Prämie kann bei der jeweiligen Steuererklärung geltend gemacht werden; wird dem Abgabenkonto gutgeschrieben und stellt keine Betriebseinnahme dar (d.h. sie ist steuerfrei). Für die Inanspruchnahme müssen die Ausgaben jedoch vor dem 1.1.2017 erfolgen. Weiter sind die Anschaffungskosten bzw. die Umrüstkosten nicht über mehrere Jahre zu verteilen (abschreiben), sondern können sofort im Jahr des Aufwandes in voller Höhe als Betriebsausgabe angesetzt werden.
18. Sind statt handelsüblicher Bezeichnung auch Symbole oder Schlüsselzeichen möglich?
Grundsätzlich kann die handelsübliche Bezeichnung oder die Art der sonstigen Leistung auch durch Schlüsselzahlen oder Symbole ausgedrückt werden, wenn ihre eindeutige Bestimmung aus der Rechnung oder aus anderen Unterlagen gewährleistet ist (etwa durch Aushang in den Geschäftsräumlichkeiten).
19. Wer kann die Kassen überprüfen kommen und wie erfolgt die Kassenüberprüfung?
Die Finanzpolizei oder der Betriebsprüfer kann das Kassensystem im Rahmen einer finanzpolizeilichen Kontrolle oder im Rahmen von Außenprüfungen überprüfen.
20. Muss ein österreichischer Unternehmer, der im Ausland tätig ist, eine Kassa haben?
Für die Barumsätze im Ausland (z.B. österr. Unternehmer verkauft bei einer Buchmesse in Deutschland Bücher gegen Barzahlung) besteht keine Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht nach der BAO.
21. Muss ein ausländischer Unternehmer, der in Österreich Barumsätze hat, eine Kassa haben?
Ausländische Unternehmer unterliegen mit ihren österreichischen Barumsätzen der Registrierkassen- und Belegerteilungsverpflichtung. Unabhängig davon, ob in Österreich eine Betriebsstätte gegründet wird.
22. Wie ist mit Spenden und Trinkgeldern umzugehen?
Spenden zählen nicht als Barumsatz, da keine Gegenleistung vorhanden ist. Allerdings liegt bei Aufrundungen von Zahlungsbeträgen für eine erbrachte Leistung im Rahmen einer Spendenveranstaltung (zB Zahlungsbetrag von 2,50 Euro für ein Getränk wird aufgerundet auf 5 Euro) ein Barumsatz vor, der in der elektronischen Registrierkasse zu erfassen ist.
Trinkgelder, die dem Unternehmer selbst zufließen, sind Bareinnahmen des Unternehmers. Trinkgelder für die Leistung eines Arbeitnehmers sind nicht für die Berechnung der Umsatzgrenzen für die Registrierkassenpflicht heranzuziehen und beim Unternehmer, wenn sie in der Registrierkasse erfasst werden, wie durchlaufende Posten zu behandeln.
23. Müssen Gutscheine im Kassensystem erfasst werden?
Der Verkauf von Wertgutscheinen (Geschenkbons, Geschenkmünzen) zum späteren Bezug von Waren nach freier Wahl oder nicht konkretisierten Dienstleistungen stellt noch keinen steuerbaren Vorgang dar. Es handelt sich hier steuerlich weder um einen Ertrag noch um einen umsatzsteuerpflichtigen Vorgang.
Es handelt sich nicht um einen registrierkassen- und belegerteilungspflichtigen Barumsatz. Allerdings ist die Erfassung derartiger Bareingänge in der Registrierkasse zweckmäßig, weil damit eine lückenlose und sicherheitstechnische Aufzeichnung aller Bareingänge gewährleistet ist. In diesem Fall wird der Gutschein in der Registrierkasse mit Bezeichnung „Bonverkauf“ als Null %-Umsatz behandeln.
Der Wertgutschein ist im Zeitpunkt der Einlösung dann als Barumsatz zu erfassen.
Gutscheine, die Lieferung/Dienstleistungen eindeutig konkretisieren, sind beim Verkauf bereits als Barumsatz anzusehen und daher in der Registrierkasse zu erfassen. Es ist darüber ein Beleg auszustellen (zB Eintrittskarte für eine konkrete Veranstaltung, Fahrscheine).
24. Zählen Anzahlungen und Teilzahlungen als Barumsatz?
Ja, Anzahlungen, Ratenzahlungen und Restzahlungen sind als Barzahlungen zu sehen und zählen zur Umsatzgrenze (€ 7.500,-)
25. Wie ist eine Rechnung zu behandeln, die mit Erlagschein hergegeben wurde (Zielrechnung) und dann doch bar bezahlt wird?
In diesem Fall liegt bei Bezahlung dieser Rechnung eine Barzahlung vor. Die Steuerschuld entsteht aber nicht ein zweites Mal, da der Unternehmer keine „Rechnung“ im Sinn des UStG 1994 ausstellt, sondern nur einen Beleg über die empfangene Barzahlung.
Es ist zulässig auf diesem Beleg lediglich auf die Nummer der Rechnung zu verweisen und keine Aufschlüsselung der Umsätze nach Steuersätzen vorzunehmen, wenn die Rechnung zur Abfuhr der Steuerschuld schon im (elektronischen) Aufzeichnungssystem erfasst wurde.
Es ist zweckmäßig, den Registrierkassenbeleg als Zweitausfertigung zu kennzeichnen.
26. Muss bei der Zustellung per Nachnahme der leistende Unternehmer eine Kassa mitführen?
Bei der Lieferung und Bezahlung per Nachnahme (Post, Spediteur) besteht für den Zusteller keine Kassenpflicht. Es handelt sich nicht um einen Barumsatz. Nur wenn das Unternehmen die Ware selbst zustellt und bei der Zustellung kassiert, läge ein Barumsatz vor, der bei Überschreitung der Umsatzgrenzen in einem Kassensystem erfasst werden müsste.
27. Ist die Tischabrechnung noch möglich?
Ja. Wenn das Inkasso der Gesamtsumme zu Teilbeträgen bei mehreren Personen (Tischabrechnung) zeitnah erfolgt, muss nicht für jeden Kunden ein gesonderter Beleg ausgestellt werden. Die Tischabrechnung kann als einzelne, in der Registrierkasse zu erfassende Bareinnahme gewertet werden. Es ist ausreichend, wenn der Beleg einem Leistungsempfänger (Kunden) übergeben wird.
28. Gibt es Strafen, wenn man keine Registrierkasse verwendet, obwohl man unter die Registrierkassenpflicht fällt?
Die vorsätzliche Verletzung der bloßen Verpflichtung zur Verwendung der vorgeschriebenen Registrierkasse, sofern dadurch nicht ein anderes Finanzvergehen verwirklicht wird, kann mit bis zu € 5.000,– geahndet werden; eine entsprechende systematische Manipulation der Registrierkasse, die ein Verkürzungsdelikt ermöglicht, mit einer Geldstrafe bis zu € 25.000,–.
Für die ersten zwei Quartale 2016 besteht jedoch Straffreiheit:
Es werden von 1.1.2016 bis 31.3.2016 von den Abgabenbehörden und deren Organe keine finanzstrafrechtlichen Verfolgungen und Bestrafungen bei bloßer Nichterfüllung der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht gesetzt.
Bis zum 30.6.2016 werden von den Abgabenbehörden und deren Organen bei bloßer Nichterfüllung der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht keine finanzstrafrechtlichen Verfolgungen und Bestrafungen gesetzt, wenn der oder die Betroffenen besondere Gründe für die Nichterfüllung dieser Pflichten glaubhaft machen können (zB. die Anschaffung einer Registrierkasse war aufgrund von Nichteinhaltung der Lieferfristen durch die Kassenhersteller nicht möglich oder die Installation der notwendigen Software für die elektronische Festhaltung der Umsätze war mangels notwendiger fachlicher Beratung durch den IT-Servicefachmann nicht rechtzeitig möglich oder die erforderliche Einschulung des Unternehmers und seiner Erfüllungsgehilfen war nicht zeitgerecht durchführbar).
29. Sind händisch ausgestellte Belege ab 2016 auch zulässig?
Wenn Kassenpflicht besteht, muss der Beleg aus dem System erstellt werden. Wenn keine Kassenpflicht besteht (weil beispielsweise die Umsätze unter den relevanten Umsatzgrenzen liegen) gilt für Unternehmer dennoch die Belegerteilungsverpflichtung. In diesem Fall wird der Beleg händisch, mittels Kassenblock mit fortlaufender Nummer geschrieben.
30. Muss für das Jahr 2016 noch eine Kassa angeschafft werden (Umsatzgrenzen 2015 überschritten), wenn der Unternehmer 2016 in Pension geht?
Nein. Unternehmer, die beabsichtigen noch im Jahr 2016 ihre betriebliche Tätigkeit einzustellen (zB Pensionsantritt im Jahr 2016), brauchen für 2016 keine Kassensystem anschaffen bzw. umrüsten, wenn sie ab 1. Jänner 2016 der Belegerteilungspflicht nachkommen.
Dies gilt auch dann, wenn zB ein Unternehmer beabsichtigt nun auf Erlagscheinzahlungen umzustellen, die Umstellung unmittelbar durchführt und es daher absehbar ist, dass ebenso die Barumsatzgrenze von 7.500 Euro 2016 nicht mehr überschritten wird.